Vorbereitung von Audits

Informationen für Prüfungen systematisch zusammenstellen und verwalten

AWARO Datenraum Vorbereitung von Audits Diagramm
AWARO Datenraum Vorbereitung von Audits Diagramm

Vorbereitung von Audits in der Praxis

Mühsame Koordination und Daten aus verschiedenen Quellen

Sabine Zachert muss sich erst einmal setzen. „Bereiten Sie doch schon mal das QM-Audit im Januar vor“ hatte ihr Chef ihr gut gelaunt über den Flur zugerufen. Der hatte gut Lachen: Wußte der überhaupt, was das bedeutet, eine Zertifizierung nach ISO 9001 vorzubereiten? In nur einem Monat?

Mit Schaudern denkt sie an das letzte Audit. Ewig lang waren ihr die wöchentlichen Runden vorgekommen, in denen es um die Zu-sammenstellung der Unterlagen ging:

Eine Beschreibung aller Prozesse – als Text und Flussdiagramm, jeweils belegt mit Beispielen aus der Praxis, für jede der 15 Abteilungen! Nicht zu vergessen die beiden Tochterfirmen! Und keiner hatte Lust und Zeit, das alles zusammenzustellen. Jede Woche die gleichen Ausreden: „Das liegt nicht bei mir“, „Hatten wir das so abgesprochen?“, „Habe ich völlig verschwitzt“. Wie mühsam.

Und dann, als sie dachte, bestens vorbereitet zu sein, hatte der Auditor eine lange Liste von Nachforderungen und Rückfragen. Und irgendwie hatte ihn die Hälfte Ihrer E-Mails im Vorfeld nicht erreicht.

Ob sie etwas vom letzten Mal benutzen könnte? Das würde die Sache doch abkürzen, oder? Wo lagen die ganzen Dokumente denn? Ach ja, nach dem lautstarken Desaster mit Abteilung 3 und Frau Schuricke durften keine Dokumente mehr offen auf dem Server liegen bleiben. Ein Blick in die Unterlagen der anderen hatte offenbart, dass die Knappheit an Werkstudenten und Assistenten sich nicht auf Abteilung 5 und 7 bezogen. 

Und im E-Mail-Postfach? Da müsste doch noch etwas zu finden sein… 

Frau Zachert denkt sich: Das muss doch besser gehen!

Vorbereitung von Audits in der Praxis
Jetzt Termin vereinbaren

Sie wollen sich besser auf Audits vorbereiten?

Kostenloses Beratungsgespräch sichern.

Sie wollen sich besser auf Audits vorbereiten?

Kostenloses Beratungsgespräch sichern.

Jetzt Termin vereinbaren
AWARO Datenraum Ansprechpartner
AWARO Datenraum Ansprechpartner

Tatjana Licht

+49 30 2332 905-10
datenraum@awaro.com

Vorbereitung von Audits im Vergleich

Analoge Vorbereitung von Audits

Digitale Vorbereitung von Audits im AWARO Datenraum

Digitale Vorbereitung von Audits im AWARO Datenraum

Anstrengende und zeitraubende Kommuniation

Klare Kommunikation und Aufgabenverteilung

Klare Kommunikation und Aufgabenverteilung

Langwierige Sammlung von Daten: wer kann was liefern, wer besorgt was

Zuweisung von Aufgaben zur Beschaffung fehlender Daten, inklusive Fälligkeitsdatum, direkt über den Datenraum

Zuweisung von Aufgaben zur Beschaffung fehlender Daten, inklusive Fälligkeitsdatum, direkt über den Datenraum

Nachforderungen und Rückfragen müssen entsprechend Zuständigkeit und Wissensstand der einzelnen Personen aufbereitet und weitergeleitet werden

Auditor kann Rückfragen und Nachforderungen direkt über den Datenraum platzieren, von dort automatischer Versand per E-Mail an zuständige Personen (intern und extern)

Auditor kann Rückfragen und Nachforderungen direkt über den Datenraum platzieren, von dort automatischer Versand per E-Mail an zuständige Personen (intern und extern)

Zentralisierte, geordnete Ablage mit intelligenten Verteilungsmechanismen

Alle Daten werden an einem Punkt – dem Datenraum – zusammengetragen

Daten werden nicht kopiert, sondern durch Verlinkung in immer neuen Datenpaketen zusammengestellt – und somit auch stets aktualisiert

Kontrollierter und dokumentierter Informationsfluss

Daten können einzelnen Teilnehmern (intern / extern) im durchdachten Rechtesystem zur Verfügung gestellt oder entzogen werden – so sieht jeder nur, was er sehen muss

Ausführliche und revisionssichere Dokumentation durch Erfassung der Zugriffe auf jede einzelne Datei

Undurchsichtiges Datenchaos an verschiedenen Orten

Zentralisierte, geordnete Ablage mit intelligenten Verteilungsmechanismen

Mühsames Verschaffen einer Übersicht: Welche Daten liegen in welcher Quelle und in welcher Qualität vor

Alle Daten werden an einem Punkt – dem Datenraum – zusammengetragen

Beim Zusammenstellen des Datenpakets werden Kopien der Dokumente erstellt – problematisch ist am Ende die Frage des „Originals“ und die Aktualisierung aller Experimente

Daten werden nicht kopiert, sondern durch Verlinkung in immer neuen Datenpaketen zusammengestellt – und somit auch stets aktualisiert

Unkontrollierter Informationsfluss entgegen allen Compliance-Regeln

Kontrollierter und dokumentierter Informationsfluss

Daten werden per E-Mail oder per Cloudlink an große Verteiler verteilt – ohne jede Kontrolle, wer die Daten liest

Daten können einzelnen Teilnehmern (intern / extern) im durchdachten Rechtesystem zur Verfügung gestellt oder entzogen werden – so sieht jeder nur, was er sehen muss

Schwierige Nachhaltung der Dokumentation: Wer hat was wann bekommen und auch gelesen

Ausführliche und revisionssichere Dokumentation durch Erfassung der Zugriffe auf jede einzelne Datei

AWARO Datenraum Vorbereitung von Audits

Vorbereitung von Audits im AWARO Datenraum

Laden Sie sich das AWARO Whitepaper zum Thema Vorbereitung von Audits herunter.

Download AWARO Audits
AWARO Datenraum Vorbereitung von Audits PDF
AWARO Datenraum Vorbereitung von Audits PDF

Sie wollen sich besser auf Audits vorbereiten?

Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne.

Weitere AWARO Datenraum Use Cases

Vorbereitung einer Due Diligence

Informationen im Team zielgerichtet aufbereiten und bereitstellen

Mängel­manage­ment bei Immobilien­trans­aktionen

Koordinierte Abarbeitung von Mängeln aus Ankäufen, Übergaben und Abnahmen