Mängelmanagement bei Immobilien­trans­­aktionen

Koordinierte Abarbeitung von Mängeln aus Ankäufen, Übergaben und Abnahmen

AWARO Datenraum Mängel Management Diagramm
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Mängelmanagement in der Praxis

Lange Telefonkonferenzen und unübersichtliche Excellisten

Die gute Laune ist bei Luisa Meyer schnell verflogen. Klar, gestern nach der Unterzeichnung fühlte es sich noch gut an: Nach einer harten Due Diligence mit unzähligen Fragen im Q&A hat sie es geschafft, Ihr 20. Objekt zu verkaufen. Die Kunden waren sehr zufrieden mit dem Transaktions-Team.

Heute macht sich die Ernüchterung breit: laut Kaufvertrag sind noch 180 Mängel abzustellen, quer über alle Gewerke verteilt! Jetzt gilt es, zuerst einmal mit dem Property Manager zu klären, an welchen Stellen im Gebäude sich die Defekte befinden und was genau notwendig ist, um die Mängel abzustellen. Dann werden die Mängel den verschiedenen Bearbeitern zugewiesen – inklusive Deadline. Die sie kontrollieren muss.

Und dann beginnt die Excel-Hölle! Über 12 Monate mit wöchentlichen Telefonkonferenzen hat sie mit der letzten Mängelliste zugebracht: sind alle da, haben alle die aktuelle Liste vor sich? Ja, Herr Schulze, ich schicke ihnen die aktuelle Liste gerne noch einmal zu. Wir warten dann auf Sie.

OK. Besprechen wir Mangel Nr. 1. Frau Sabini, können Sie bitte Herrn Theiner einmal erklären, was mit „die elektrischen Anlagen entsprechen nicht den aktuellen Anforderungen“ gemeint ist, damit der Mangel abgestellt werden kann. Aha, ach so. Ach, der Mangel ist schon seit drei Wochen abgestellt? Das muss ein Übertragungsfehler sein. Gehen wir also zum nächsten Mangel…

Frau Meyer denkt: Das muss doch besser gehen!

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Tatjana Licht

+49 30 2332 905-10
datenraum@awaro.com

Mängelmanagement im Vergleich

Analoges Mängelmanagement

Digitales Mängelmanagement im AWARO Datenraum

Digitales Mängel­­­­­management im AWARO Datenraum

Nervenaufreibende, ungenaue Kommunikation

Effiziente Kooperation durch reibungslose Kommunikation

Effiziente Kooperation durch reibungslose Kommunikation

Häufige und ineffiziente Telefonkonferenzen

Verantwortlichkeiten und Deadlines für Mängel zentral zuordnen und von überall – auch von unterwegs – zugänglich machen

Verantwortlichkeiten und Deadlines für Mängel zentral zuordnen und von überall – auch von unterwegs – zugänglich machen

Ungenaue, später kaum nachvollziehbare Absprachen für Nachweise zur Mangelabstellung

Einfaches Filtern nach Bearbeiter, Gewerk, Status etc. macht eine zielgenaue Kommunikation einfacher

Einfaches Filtern nach Bearbeiter, Gewerk, Status etc. macht eine zielgenaue Kommunikation einfacher

Versand an große E-Mail-Verteiler – i.d.R. keine persönliche Zuweisung von Aufgaben

Rückfragen und Antworten direkt über den Datenraum stellen und damit gleichzeitig dokumentieren

Rückfragen und Antworten direkt über den Datenraum stellen und damit gleichzeitig dokumentieren

Unterstützte Kontrolle und umfassende Dokumentation

KPI-Monitoring des Arbeitsfortschritts über diverse Parameter

Jederzeit aktuelle, nach Excel exportierbare Mängelübersicht

Keine versäumten Fristen mehr durch rechtzeitige Benachrichtigung per E-Mail

Zentrale und mangelgenau zugeordnete Ablage

Direkte Aufnahme der Mängel vor Ort oder Import aus Excel-Listen inkl. Fotos, Beschreibung, Kosten, Dringlichkeiten etc.

Zusätzliche Informationen – wie Mangelfotos, Planausschnitte mit Verortung etc. – können den Mängeln zugeordnet werden

Nachweise zur Mangelabstellung werden direkt im Mangel abgelegt und sind so jederzeit einfach auffindbar

Mühsame Fortschrittskontrolle, mangelhafte Dokumentation

Unterstützte Kontrolle und umfassende Dokumentation

Verschriftlichung des Fortschritts in riesigen, unübersichtlichen Excel-Tabellen

KPI Monitoring des Arbeitsfortschritts über diverse Parameter

Gleichzeitige Bearbeitung führt häufig zu Redundanzen

Jederzeit aktuelle, nach Excel exportierbare Mängelübersicht

Verpasste Fälligkeiten

Keine versäumten Fristen mehr durch rechtzeitige Benachrichtigung per E-Mail

Undurchsichtiges Datenchaos an verschiedenen Orten

Zentrale und mangelgenau zugeordnete Ablage

Fehlende zentrale Ablage für alle Beteiligten führt zu unübersichtlicher Verwaltung der Informationen

Direkte Aufnahme der Mängel vor Ort oder Import aus Excel-Listen inkl. Fotos, Beschreibung, Kosten, Dringlichkeiten etc.

Schwierige Klärung der Mangelinhalte sowie deren Verortung

Zusätzliche Informationen – wie Mangelfotos, Planausschnitte mit Verortung etc. – können den Mängeln zugeordnet werden

Nachweis der Mangelabstellung oft dezentral und unstrukturiert

Nachweise zur Mangelabstellung werden direkt im Mangel abgelegt und sind so jederzeit einfach auffindbar

AWARO Datenraum Mängel Management Desktop und Mobil Version

Mängelmanagement im AWARO Datenraum, in der Desktop und Mobil Version

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Vorbereitung von Audits

Informationen für Prüfungen systematisch zusammenstellen und verwalten

Vorbereitung einer Due Diligence

Informationen im Team zielgerichtet aufbereiten und bereitstellen