Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum oder Datenraum ist eine Cloud-Lösung, die den kontrollierten Zugriff auf vertrauliche Informationen ermöglicht.
Datenräume werden eingesetzt, um den eigenen Datenbestand zu managen und gleichzeitig den unternehmensübergreifenden Informationsaustausch flexibel und sicher zu gestalten. Zu diesem Zweck verfügen virtuelle Datenräume neben einem ausgeprägten Berechtigungs- und Zugriffsmanagement meist auch über Funktionen, die das Dokumentenmanagement erleichtern. Darüber hinaus bieten moderne Datenraumlösungen zunehmend auch aktive Unterstützung digitaler Geschäftsprozesse.
Klassische Anwendungsbereiche sind Finanz- & Immobilientransaktionen, kooperative Projektentwicklung sowie das Lifecycle-Management hochwertiger Assets. Im Rahmen flexiblerer Arbeitsorganisation und steigender Datenschutzanforderungen, werden Datenräume mittlerweile in immer mehr Bereichen eingesetzt, um eine reibungslosere Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Was sind die Vorteile eines virtuellen Datenraums?
Abb.: Single Source of Information
Nutzung eines gemeinsamen, zentralisierten und aktuellen Datenbestands
Drei zentrale Vorteile durch die Verwendung eines Datenraums sind: Höhere Flexibilität, höhere Effizienz und höhere Sicherheit.
Durch vollständige Digitalisierung können Informationen orts-, geräte- und zeitunabhängig genutzt werden. Gleichzeitig wird das kontrollierte Teilen dieser Informationen durch selektives Zugriffsmanagement vereinfacht. Somit ermöglichen Datenräume die flexible Nutzung eines gemeinsamen, zentralisierten und aktuellen Datenbestands („Single Source of Information“).
Das Ergebnis sind klare, sichere Kommunikations- und Zugriffswege und damit insgesamt eine reibungslose Zusammenarbeit. Durch Strukturierung, Anreicherung mit Metadaten und Suchfunktionen wird zudem die schnelle Auffindbarkeit von Informationen begünstigt. Außerdem können die strukturierten Daten zur Modellierung und Automatisierung digitaler Prozesse genutzt werden, um zusätzlich Zeit und Ressourcen zu sparen.
Versionierung und Logging sorgen für Revisionssicherheit und transparente Vorgänge. Datenbestand und Nutzung können ausgewertet und in automatischen Reports verarbeitet werden.
Um zusätzliche Flexibilität zu erreichen ist es oft auch möglich, Datenräume über Schnittstellen mit anderen Systemen zu verbinden. Schließlich können die Daten zur weiteren Verwendung leicht exportiert oder digital archiviert werden.
Was sind die typischen Anwendungsfälle für Datenräume?
In der Regel gibt es drei Gründe für die Einrichtung von Datenräumen:
Die kurzfristige Offenlegung von Informationen im Zuge von Vertragsverhandlungen, die langfristige Verwaltung eines Datenbestands und die gemeinsame Nutzung eines Datenpools bei der Projektentwicklung.
Due Diligence Prüfungen (Transaktionsdatenraum)
Geht es um komplexe und hochwertige Assets, ist im Rahmen von Vertragsverhandlungen eine Due Diligence Prüfung üblich. Dabei wird der Gegenstand der Verhandlung von der Käuferseite her auf wirtschaftliche, rechtliche, finanzielle und steuerliche Aspekte hin untersucht.
Um dies zu ermöglichen, stellt die Verkäuferseite alle relevanten Informationen für den kontrollierten Zugriff in einem Datenraum bereit. Man spricht dann von einem Transaktionsdatenraum, Verkaufsdatenraum oder auch Due Diligence Datenraum. Die Einsatzdauer des Datenraums ist hierbei eher begrenzt und erstreckt sich lediglich über die Dauer der Vertragsverhandlungen bis zum Kaufabschluss.
Assets, für die häufig Transaktionsdatenräume genutzt werden, sind Unternehmensbeteiligungen (M&A) oder Gewerbeimmobilien.
Lebenszyklusorientiertes Informationsmanagement (Bestandsdatenraum)
Bei der langfristigen Pflege eines strukturierten Datenbestands werden regelmäßig Datenräume eingesetzt, da sich dadurch einige Vorteile ergeben. Dies gilt insbesondere, wenn viele externe Stakeholder, oft auch nur zeitweise, in die Datennutzung eingebunden werden sollen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Wirtschaftsprüfer, Berater, Handwerksunternehmen oder andere Dienstleister.
Der Datenraum ermöglicht allen Beteiligten den Blick auf einen gemeinsamen, zentralisierten Datenbestand („Single Source of Information“) und vereinfacht gleichzeitig das Management der Zugriffsberechtigungen. In dieser Form stellt der Datenraum die Grundlage für ein digitales Assetmanagement dar.
Man spricht dann von einem Bestandsdatenraum, Portfoliodatenraum oder Life-Cycle Datenraum.
Ein zusätzlicher Vorteil liegt in der höheren Qualität des strukturierten Datenbestands, der die Einrichtung eines Projekt-, oder Transaktionsdatenraums erheblich beschleunigt und vereinfacht.
Projektentwicklung (Projektraum)
Projektentwicklungen, vor allem im Baubereich, sind oft durch intensiven Datenaustausch zwischen den Beteiligten gekennzeichnet. Hohe Komplexität, Zeit- und Kostendruck erfordern eine reibungslose Zusammenarbeit auf der Grundlage aktueller Informationen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind Datenräume bei größeren Projekten oft integraler Bestandteil.
Man spricht dann von einem Projektraum oder einem Common Data Environment (CDE).
Gerade bei großen Bauprojekten dienen Datenräume als Grundlage für das Building Information Modeling (BIM) und sind so wichtiger Faktor bei der Digitalisierung der Baubranche.
Welche Funktionalitäten bietet ein virtueller Datenraum?
Datenraumlösungen bieten in der Regel einen browserbasierten Zugriff, sowie ein integriertes Datei- und Usermanagement. Die konkrete Ausgestaltung dieser Basisfunktionen sowie der weitere Funktionsumfang variieren allerdings je nach Anbieter und Anwendungsfokus stark.
Die Bandbreite reicht von einer simplen Dateiablage bis hin zum ausgereiften Dokumentenmanagement. Auch beim User- und Rechtemanagement finden sich Lösungen von der einfachen ordnerbasierten Rechtevergabe bis hin zu prozessorientierten Rechtemodellen mit automatisierten digitalen Workflows.
Hierbei bewegen sich die Lösungen im Spannungsfeld von intuitiver Handhabung und vielseitigen Möglichkeiten.
Je nach Fokus und vorgesehenem Einsatzgebiet der jeweiligen Lösung werden in der Regel branchenspezifische Geschäftsprozesse aktiv unterstützt. Zum Beispiel Q&A bei der Due Diligence, Wiedervorlagen im Life-Cycle, oder Freigaben & Issuetracking bei Bauprojekten.
Um Automatisierungen zu ermöglichen und Informationen in Dokumenten zu erkennen, setzen einige Anbieter mittlerweile auf Machine Learning.
Die meisten Lösungen bieten außerdem Auswertungen in Form von Reports und KPIs.
Zunehmend können auch weit verbreitete Cloudplattformen mit dem Datenraum verbunden werden (z.B. OneDrive, Dropbox, Microsoft Office 365). Immer wichtiger werden auch offene Schnittstellen, die für eine weitergehende Systemintegration notwendig sind.
Wie sicher sind Datenräume?
Aufgrund der oft sensiblen Informationen in Datenräumen bestehen hohe Anforderungen an die Sicherheit. Alle professionellen Anbieter ergreifen daher umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit zu gewährleisten. Insbesondere betrifft dies die sichere Übertragung, den Schutz gegen unerlaubten Zugriff und den Schutz vor Datenverlust.
Folgende Punkte sollten bei der Wahl einer Lösung besonders berücksichtigt werden.
- Betrieb in einem professionellen Rechenzentrum
- Standort der Server innerhalb eines Landes mit hohem Datenschutzniveau
- Durchgehende Verschlüsselung bei Transport und Speicherung der Daten
- Gesicherte Zugänge (Zwei-Faktor-Authentifizierung & Single Sign-on)
- Anwendung der EU DSGVO
- Maßnahmen zur Business Continuity (Redundanz & Backup)
- Anerkannte Zertifizierungen, die diese Maßnahmen von unabhängiger Seite prüfen und bestätigen (z.B ISO 27001)
Was sind die Vorraussetzungen für die Nutzung eines Datenraums?
Die Einstiegshürde zur Verwendung virtueller Datenräume ist gering, da in der Regel keine Softwareinstallation notwendig ist. Da das Konzept darauf abzielt, unkompliziert und flexibel externe Benutzer einzubeziehen, ist auch die Bedienung meist intuitiv und ohne längere Schulung möglich. Auch der Dateiupload und die Übernahme von Daten aus gängigen Systemen wie Fileservern oder Cloudspeichern ist meist einfach möglich.
Die eigentliche Herausforderung bleibt jedoch die sinnvolle Strukturierung der vorhandenen Informationen und die Modellierung unterstützender Prozesse. Allgemein lässt sich sagen: Je klarer der Anwendungsfall ist und je strukturierter die Informationen bereits vorliegen, desto einfacher wird der Start.
Eine gründliche Nutzenanalyse kann im Vorfeld dabei helfen, sinnvolle Strukturen, Prozessschritte und Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Einige Anbieter positionieren sich in diesem Kontext als echte Prozesspartner, die neben der Technik auch branchenspezifische Erfahrungen und Best Practices einbringen.
Vorteilhaft bei der Einführung eines Datenraums ist auch eine gewisse Bereitschaft die eigene Arbeitsweise anzupassen. Denn nur bei konsequenter Nutzung kann ein Datenraum seine Stärken optimal entfalten.
Wie bekomme ich meine Daten in den virtuellen Datenraum?
Zunächst einmal müssen alle Dokumente digital vorliegen. Ist dies nicht der Fall, kann gegebenenfalls vorab ein Digitalisierungsservice genutzt werden. Der Upload der Dateien erfolgt dann einzeln oder massenhaft, mit oder ohne Ordnerstrukturen. Alternativ zum klassischen Upload können Dateien auch direkt aus anderen Systemen übernommen werden (z.B. OneDrive, Google Drive, Dropbox).
Einige Lösungen ermöglichen durch individuelle Schnittstellen die Übernahme aus Autorensystemen oder anderen Quellen.
Datenräume mit integriertem Dokumentenmanagement bieten Funktionen zur komfortablen Qualifizierung der eingespielten Dateien.
Dazu findet eine Typisierung und Anreicherung mit Metadaten statt. Dies wird über eine geführte Eingabe, über die Interpretation von strukturieren Dateinamen oder über KI gestützte Algorithmen realisiert.
Was sind die häufigsten Fehler bei der Verwendung von Datenräumen?
Bei der Verwendung von Datenräumen wird häufig der initiale Aufwand unterschätzt, die verteilten Daten zu digitalisieren und zusammenzuführen.
Ein weiteres Problem liegt oft darin, dass Strukturen und Prozesse im Datenraum nicht gut durchdacht sind. Das wirkt sich negativ auf die Usability und damit auch auf die Nutzerakzeptanz aus.
Ebenso problematisch ist es, wenn veraltete Informationen in den Datenraum übernommen werden. Fehlen bestimmte aktuelle Daten, beispielsweise bei einer Due Diligence Prüfung, ist es ratsam mit Platzhaltern zu arbeiten, um dies klar zu kennzeichnen.
Wird ein virtueller Datenraum nicht konsequent genutzt und parallel mit anderen Systemen gearbeitet, kann dieser sein Nutzenpotenzial nicht voll entfalten.
Außerdem entstehen dadurch leicht Redundanzen und Nebenläufigkeiten, die eigentlich gerade vermieden werden sollen.
Was kostet ein virtueller Datenraum?
Die Preisgestaltung am Markt für Datenräume ist nicht einheitlich und daher schwer zu vergleichen. Häufig finden sich Abrechnungsmodelle nach technischen Parametern wie Userzahl und Datenmenge. Der Nachteil hierbei ist, dass die tatsächlichen Kosten je nach Anwendungsfall im Voraus kaum abgeschätzt werden können.
Für eine sichere Budgetierung gibt es daher auch Angebote zu Pauschalpreisen, die sich an Projektart, Umfang und Laufzeit orientieren und oft auch ein Servicepaket umfassen. Wenn Kunden bereit sind, sich längerfristig an einen Anbieter zu binden, werden in der Regel auch individuelle Enterprise Konditionen angeboten.
Was ist bei der Anbieterauswahl eines Datenraums zu beachten?
Anwendungsfälle für Datenräume sind ebenso individuell und vielseitig wie die möglichen Lösungen dafür. Die meisten Anbieter haben sich daher auf bestimmte Einsatzgebiete spezialisiert oder bieten durchgängige Lösungen für eine konkrete Branche.
Achten Sie darauf, dass Ihre eigenen Anforderungen erfüllt werden, die Bedienung aber dennoch einfach ist. Neben der reinen Funktionalität der Lösung spielt darüber hinaus auch das Sicherheitsniveau und die Solidität des Anbieters eine entscheidende Rolle, denn schließlich vertrauen Sie ihm Ihre geschäftskritischen Daten an. Dabei sollten Sie anstatt auf Werbeversprechen eher auf Zertifikate vertrauen (z.B. ISO 27001). Wichtig ist auch, dass die Rechenzentren sich ausschließlich in Ländern mit hohem Datenschutzniveau befinden (z.B. Deutschland / EU).
Abhängig von Ihrer eigenen Erfahrung und dem erwarteten Supportbedarf sollten Sie den Umfang und die Qualität des Serviceangebots betrachten. Falls Sie konkrete Unterstützung bei fachspezifischen Herausforderungen benötigen, werden Sie diese bei einem reinen Technikanbieter später nicht bekommen.
Haben Sie anhand all dieser Aspekte einen passenden Anbieter ausgemacht, ist es empfehlenswert, sich die Lösung einmal live vorführen zu lassen. So können Sie jenseits aller Hochglanzbroschüren die Usability und die Kompetenz des Anbieters im direkten Gespräch beurteilen. Wenn das Gesamtpaket hier überzeugt, empfiehlt es sich, ein Pilotprojekt durchzuführen, bevor Sie sich langfristig binden. Denn erst in der praktischen Anwendung wird es Ihnen gelingen die Qualität eines Anbieters und seiner Lösung umfassend zu beurteilen.